Configurazione per Property Managers - Voglio organizzare in modo efficiente i miei team o fornitori

Una guida passo passo su come configurare il proprio account Doinn

Ultimo aggiornamento: 22 maggio 2024

Si applica a: Solo utenti del software a pagamento - gestori/proprietari di immobili

Avete sottoscritto il software Doinn per migliorare le vostre operazioni quotidiane, essere più efficienti e controllare il carico di lavoro del vostro team e dei fornitori di servizi esterni.
Per ottenere il massimo da Doinn, ecco una guida per ottenere il massimo da Doinn

1. Aggiungi proprietà
2. Aggiungi prenotazioni
3. Invita i tuoi collaboratori
4. Crea listini
5. Crea checklist
6. Programma i servizi e crea automazioni
7. Organizza i servizi
8. Chiedi ai team di installare e iniziare a usare l'Operation app
9. Monitora e prevedi l'andamento con gli insight

 

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1. Aggiungi proprietà

Per poter creare e gestire i servizi, è necessario aggiungere tutte le proprietà necessarie.
Le proprietà sono raccolte nella tab Proprietà.

Ci sono 3 modi per aggiungere proprietà:

• Integrazione con il tuo PMS 
  

Se utilizzate un PMS, andate alla scheda Integrazione e selezionate quello che utilizzate.

Doinn ha un'integrazione diretta con oltre venti PMS come Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet, Hostaway, ecc. Non appena l'integrazione sarà completata, le proprietà verranno aggiunte a Doinn.

• Importazione Excel

Se lavori con molte proprietà e non utilizzi nessuno di questi PMS, ti consigliamo di seguire questo metodo. Oltre a creare le proprietà, potrai anche aggiungere un link iCal per integrare il calendario delle prenotazioni.

• Creazione manuale

Attraverso la nostra interfaccia facile da usare, è possibile creare rapidamente una nuova proprietà in forma manuale

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2. Aggiungere prenotazioni

Per generare automaticamente i servizi, Doinn ha bisogno di informazioni su tutte le prenotazioni nelle vostre proprietà. Esistono 3 opzioni per ricevere le prenotazioni in Doinn:

• Automaticamente attraverso l'integrazione con PMS - Se non esiste un'integrazione diretta con il PMS, è possibile ottenere le prenotazioni tramite l'integrazione con iCal.
  Consulta questo articolo.
• Automaticamente tramite integrazione di sincronizzazione iCal 
  Consulta questo articolo.
  
• Manualmente nella sezione Prenotazioni

Per ogni prenotazione Doinn può creare automaticamente una richiesta di servizio. Questa può essere impostata in base alla prenotazione - ad esempio, al momento del checkout - o in base a una ricorrenza specifica - ad esempio, ogni lunedì alle 15.00 - (vedi punto 6 Creare automazioni).

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 3. Invita i tuoi collaboratori

Per poter assegnare servizi ai propri dipendenti o ai fornitori di servizi esterni, è necessario che siano registrati in Doinn. È possibile aggiungere collaboratori, assegnare un ruolo, creare team e invitare fornitori di servizi esterni.

I ruoli dei team interni includono il proprietario dell'account, l'amministratore, il manager, il rappresentante delle operazioni, il supervisore coordinatore o l'addetto ai servizi. A seconda del ruolo, i membri potranno accedere e gestire informazioni diverse.

Consulta il seguente articolo sui ruoli.

I fornitori di servizi esterni avranno un proprio account in Doinn, gratuito, e riceveranno solo i servizi che gli avrete assegnato. Condividete con loro iquesto articolo per sapere come configurarlo

Nel menu persone è possibile eseguire le seguenti azioni:

1. Aggiungere un membro   
2. Eliminare un membro 
3. Cercare un membro   
4. Aggiungere un team    

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4. Crea listini 

I listini in Doinn sono simili ai preventivi. È il luogo in cui si definisce un servizio con un prezzo e una durata desiderati.

Quando si crea un listino è possibile definire:

• Nome e descrizione del servizio;
• Prezzo del servizio (opzionale) - Doinn consente di definire prezzi complessi, fissi e flessibili;
• Durata del servizio (opzionale);
• Località del servizio (opzionale) - È possibile selezionare un solo Paese e limitare il servizio a una o più città. Se non c'è, il servizio può essere localizzato ovunque nel Paese selezionato. 

I listini possono essere creati sulla base di modelli forniti da Doinn o si può creare un catalogo personalizzato. 

Come creare un listino

1. Creare un nuovo listino personalizzato
   1. Opzioni di tipo di prezzo

2.    Creare un catalogo da un Template

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5. Crea Checklists 

Aggiungi liste di controllo per assicurarti che tutte le tue istruzioni siano seguite.

Se si vuole che un team segua un certo elenco di azioni o riveda il lavoro alla fine del servizio, è possibile creare una checklist e aggiungerla a un servizio o a un'automazione, in modo che la persona assegnata a un servizio possa vederla durante l'esecuzione.

Una volta entrati nella tab checklist, è possibile creare facilmente nuove checklist o copiarne una dalla sezione Template e personalizzarla.

• Sarete in grado di:
• creare più checklist
• modificare checklist
• eliminare checklist

È possibile assegnare le checklist all'automazione e semplificare il flusso di lavoro quotidiano (vedi il punto 6 Programma i servizi e crea automazioni).

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6. Crea automazioni

 

Le Automazioni di Doinn facilitano notevolmente il flusso di lavoro quotidiano, in quanto generano automaticamente i servizi.

Quando si crea un'automazione è possibile:

• Definire il nome e la descrizione dell'automazione
• Scegliere a chi assegnare un servizio
• Scegliere quando programmarlo
• Selezionare il catalogo su cui verrà generato il servizio
• Applicare una lista di controllo da seguire
• Selezionare le proprietà per le quali verrà generato il servizio.  

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7. Organizza i servizi 

Nel menu dei servizi è possibile visualizzare i servizi forniti dal property manager o proprietario che vi ha invitato. I servizi vengono creati utilizzando i listini che avete precedentemente condiviso con loro. Sono disponibili due diverse visualizzazioni: si può passare dalla visualizzazione Elenco alla visualizzazione Spedizione, come mostrato nell'immagine seguente:

1. Gestire i servizi nell'Elenco servizi
2. Distribuire i servizi navigando nella vista di invio dei servizi
3. Gestire i servizi all'interno di Dettagli servizio (facendo clic su ciascun servizio)
4. Visualizzazione dello stato delle proprietà e dei servizi

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8. Chiedi ai team di installare e iniziare a usare l'app Operazioni

Ora che il team ha accettato l'invito, ogni membro può accedere a Doinn con le proprie credenziali e visualizzare le attività quotidiane.

A seconda del ruolo, i membri potranno accedere e gestire informazioni diverse.
Consultate il seguente articolo sui ruoli.

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8. Monitora e prevedi l'andamento con gli insight

Monitora e prevedi l'andamento grazie agli indicatori finanziari, di qualità, logistica e produttività.

Sono presenti 5 tab: Operational, Financial, Performance, Logistic and Quality che ti consentono di analizzare dalla durata del servizio per ogni struttura al margine per dipendente/cliente.