Configurazione per Property Managers - Voglio organizzare in modo efficiente i miei team o fornitori

Configurazione per Property Managers - Voglio organizzare in modo efficiente i miei team o fornitori

Ultimo aggiornamento: 24 aprile 2023

Si applica a: Solo gli utenti registrati con i ruoli: owner, admin, coordinator (per creare i listini) e solo gli utenti registrati con i ruoli: owner, admin, manager (per condividere i listini)

Doinn ti aiuta a gestire il tuo team in modo molto semplice. Vediamo come organizzare tutto nel modo migliore, passo dopo passo!

1. Aggiungi proprietà - Aggiungi proprietà tramite integrazioni PMS, caricamento excel in blocco o aggiunta manuale.
2. Aggiungi prenotazioni o stabilisci date ricorrenti - Aggiungi prenotazioni tramite PMS o tramite iCal. Le date ricorrenti sono configurate nelle automazioni
3. Invita i tuoi collaboratori - Aggiungi team interni per cooperare in modo più efficiente.
4. Crea listini - Definisci servizi, prezzi, durata e dove operi, per procedere con l'automazione di tutte le pianificazioni
5. Crea automazioni - Automatizza tutte le pianificazioni basate sui 5 elementi di Doinn (dove, quando, cosa, chi, come).
6. Organizza tutti i servizi e utilizza l'app Operations Center - Automatizza e pianifica il giorno successivo in 5 minuti.
7. Chiedi ai team di installare e iniziare a usare l'Operation app
8. Monitora e prevedi l'andamento con gli insight

 

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1. Add properties

Aggiungi proprietà tramite integrazioni PMS, caricamento excel in blocco o aggiunta manuale.

• Integrazione con il tuo PMS 
  

Clicca sul tuo sistema di gestione immobiliare (Property Management System) per vedere come caricare le tue proprietà su Dionn:

Se utilizzi Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet or Hostaway puoi caricare le proprietà in 2 minuti seguendo i passaggi indicati di seguito.

• Importazione Excel

Se lavori con molte proprietà e non utilizzi nessuno di questi PMS, ti consigliamo di seguire questo metodo. Oltre a creare le proprietà, potrai anche aggiungere un link iCal per integrare il calendario delle prenotazioni.

• Creazione manuale

Attraverso la nostra interfaccia facile da usare, è possibile creare rapidamente una nuova proprietà in forma manuale

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2. Add reservation or recurrent dates

 

Una volta impostate le proprietà e i posti iCal (nel caso in cui il PMS non sia integrato), tutte le prenotazioni saranno visualizzate nella scheda Prenotazioni.

Puoi aggiungere prenotazioni anche manualmente selezionando "Gestisci prenotazione/Aggiungi prenotazione".

Per ogni prenotazione Doinn può creare automaticamente una richiesta di servizio. Questa può essere impostata in base alla prenotazione - ad esempio, al momento del checkout - o in base a una ricorrenza specifica - ad esempio, ogni lunedì alle 15.00 - (vedi punto 5 Creare automazioni).

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 3. Invita i tuoi collaboratori - Aggiungi team interni per cooperare in modo più efficiente.

Aggiungi i team interni per collaborare in modo più efficiente.



Segui questi passi:

a. Vai alla sezione Persone

b. Seleziona "Aggiungi un membro" dalla sezione Membri

c. Definisci il ruolo del collaboratore e compila le informazioni di contatto

d. Spedisci l'invito

e. Una volta accettato l'invito, verifica tra i membri

d. Seleziona il nuovo collaboratore e compila tutte le informazioni personali necessarie

e. Dalla sezione Squadre, selezionare "Aggiungi una squadra" e scegli i membri che desideri raggruppare come tale.

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4. Crea listini 

Definisci i servizi, i prezzi, la durata e dove operi.
Pensa che ogni listino è una quotazione utilizzato per automatizzare la programmazione e la rendicontazione.

Segui questi passi:

a. Vai nella sezione Listini

b. Seleziona la tab "Modelli" dal menu Listini

c. Scegli tra i ari modelli disponibili quello che si adatta meglio alle tue esigenze

d. Seleziona "Fai una copia" e dalle un nome

e. Il listino sarà ora visibile tra "I miei listini" 

f. Clicca sul nuovo listino e personalizzalo

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5. Crea automazioni

Automatizza tutta la programmazione in base ai 5 elementi di Doinn (dove, quando, cosa, chi, come)

Segui questi passi:

a. Vai alla scheda Automazione

b. Seleziona "Centro di automazione" dalla scheda Automazione

c. Seleziona il tipo di servizio offerto che si desidera automatizzare

e. Scegli un nome

f. Seleziona il fornitore e il listino che si desidera programmare automaticamente per le proprietà selezionate

g. Aggiungi una checklist

h. Seleziona le proprietà per l'automazione

i. Seleziona servizi opzionali (come la biancheria in caso di Lavanderia) e quantità

y. Scegli la programmazione (può essere basata su una prenotazione o si può scegliere di impostare una ricorrenza).

j. Salva e vedi la tua nuova automazione nella scheda "Le mie automazioni"

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6. Assegna i tuoi servizi e usa l'Operations app

Automatizza il dispacciamento e la pianificazione del giorno successivo in 5 minuti utilizzando Doinn.
Nella vista invio è possibile assegnare facilmente i servizi alle persone utilizzando le funzionalità di trascinamento e rilascio (Drag and Drop).

Segui questi passi:

a. Vai nella sezione Servizi

b. Seleziona la modalità "Invio" 

c. Seleziona i servizi da assegnare

e. Trascina e rilascia il servizio verso la persona a cui lo si vuole assegnare

f. Questo assegnerà e invierà immediatamente il servizio al dipendente selezionato.

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7. Chiedi ai team di installare e iniziare a usare l'app Operazioni

Ora che il tuo team è stato invitato e ha accettato l'invito, ogni membro può accedere a Doinn con il proprio account e in base alle autorizzazioni del proprio ruolo.

Utilizzando l'app Doinn Operations Center, i tuoi collaboratori del team possono:

a. Vedere tutti i servizi assegnati

b. Utilizzare le potenti funzionalità di Start and Stop (inizio e fine) per tenere traccia di ogni servizio.
     Inizio: il lavoratore seleziona Inizio quando avvia il servizio.
     Fine:  il lavoratore seleziona Fine quando il servizio è completato.

c. Aggiungere una nota, aggiungere foto

d. Segnalare un problema direttamente dall'applicazione

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8. Monitora e prevedi l'andamento con gli insight

Monitora e prevedi l'andamento grazie agli indicatori finanziari, di qualità, logistica e produttività.

Sono presenti 5 tab: Operational, Financial, Performance, Logistic and Quality che ti consentono di analizzare dalla durata del servizio per ogni struttura al margine per dipendente/cliente.