Pretendo organizar eficazmente as minhas equipas ou fornecedores
Aplica-se a: Apenas utilizadores registados com as funções: proprietário, administrador, coordenador (para criar o catálogo) e apenas utilizadores registados com as funções: proprietário, administrador, gestor (para partilhar o catálogo)
A Doinn ajuda-o a gerir a sua equipa de uma forma muito fácil. Vamos ver como organizar tudo da melhor forma, passo a passo!
- Adicionar propriedades - Adicione propriedades através de integrações PMS, carregue a lista através do Excel ou adicione manualmente
- Adicionar reservas ou datas recorrentes - Adicionar reservas via PMS, via iCals no upload de propriedades ou manual. As datas recorrentes são configuradas em automações
- Convidar membros - Adicionar equipas internas para cooperar de forma mais eficiente
- Criar catálogos - Definição de serviços, preços, duração e localizações para proceder à automatização de todos os agendamentos e expedições
- Criar automações - Automatizar todo o planeamento com base nos 5 elementos da Doinn (onde, quando, o quê, quem, como).
- Organize todos os trabalhos e utilize a aplicação Operations - Automatize o despacho e planeie o dia seguinte em 5 minutos.
- Faça com que as equipas instalem e comecem a utilizar a aplicação Operations
- Monitorização e previsão de informações comerciais - Monitorização e previsão de indicadores de qualidade, logística, produtividade e financeiros
1. Adicionar propriedades
Adicionar propriedades através de integrações PMS, carregar lista via Excel ou adicionar manualmente
- Integração com o seu PMS
Clique no seu sistema de gestão de propriedades para ver como pode carregar as suas propriedades na plataforma Dionn:
Se trabalha com Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet ou Hostaway pode carregar as propriedades em 2 minutos.
- Importação do Excel
Se trabalha com muitas propriedades e não trabalha com nenhum destes PMS', recomendamos que siga este método. Para além de criar as propriedades, também poderá adicionar uma ligação iCal para integrar os calendários
- Criação manual
Através da nossa interface fácil de utilizar, pode criar rapidamente uma nova propriedade manualmente
Para mais informações, consulte o artigo Criar propriedades
2. Adicionar datas de reserva ou recorrentes
Assim que as suas propriedades estiverem definidas e os locais iCal (no caso de o seu PMS não estar integrado), todas as suas reservas serão apresentadas no separador "Reservas".
Também pode adicionar reservas manualmente selecionando "Gerir reserva/Adicionar reserva".
Para cada reserva, a Doinn pode criar automaticamente um pedido de serviço. Este pode ser definido com base na reserva - por exemplo, no checkout - ou com base numa recorrência específica - por exemplo, todas as segundas-feiras às 15h00 - (ver ponto 5 Criar automatização).
Ver todas as ações possíveis no artigo Reserva - Menu
3. Convidar membros
Adicionar equipas internas para cooperar de forma mais eficiente.
Siga estes passos:
a. Ir para o separador Pessoas
b. Seleccione "Adicionar um membro" no separador Membro
c. Defina a função do membro e preencha as informações de contacto
d. Enviar o convite
e. Quando o convite for aceite, verifique entre os seus membros
d. Selecione o novo membro e preencha todas as informações pessoais necessárias
e. No separador Equipa, selecione "Adicionar uma equipa" e escolha os membros que pretende agrupar como equipa
Consulte o nosso artigo Pessoas - Menu para saber como configurar eficazmente o separador Pessoas
4. Criar catálogos
Defina os seus serviços, preços, duração e locais.
Pense que cada catálogo é uma lista de preços/cotação utilizada para automatizar toda a programação e relatórios.
Siga estes passos:
a. Ir para o separador Catálogo
b. Ir para o separador "Modelo" no menu Catálogo
c. Escolha, entre os modelos disponíveis, aquele que melhor se adequa a si
d. Seleccione "Fazer uma cópia" e dê-lhe um novo nome
e. O catálogo está agora visível no separador "Os meus catálogos"
f. Clique no seu novo catálogo criado e personalize-o
Consulte o nosso artigo Criar catálogos - Definição de serviços, preços, duração e locais para saber como o criar passo a passo.
5. Criar automatizações
Automatizar toda a programação com base nos 5 elementos da Doinn (onde, quando, o quê, quem, como)
Siga estes passos:
a. Aceda ao separador Automação
b. Selecione "Centro de automatização" no separador Automatização
c. Selecione o tipo de serviço oferecido que pretende automatizar
e. Escolha um nome
f. Selecionar o catálogo que pretende programar automaticamente para os bens selecionados
g. Adicionar uma checklist
h. Selecionar os bens para a sua automatização
i. Selecionar o serviço opcional (como a roupa de cama no caso da Lavandaria) e a quantidade
J. Escolher a programação (pode ser baseada na reserva ou pode optar por definir uma recorrência)
K. Guarde-o e veja a sua nova automatização no separador "A minha automatização"
Consulte o nosso artigo Criar automatização - Automatizar todos os agendamentos para saber como definir, editar as suas automatizações ou executar outras acções
6. Organizar todos os trabalhos e utilizar a aplicação Operações
Automatize a organização e planeie o dia seguinte em 5 minutos com a Doinn.
Na organização de serviços é possível atribuir facilmente serviços a pessoas, utilizando as capacidades de arrastar e largar.
Para utilizar esta funcionalidade, é necessário que todos os trabalhadores tenham sido adicionados como membros na Doinn.
Ver ponto 3 Convidar membros
Siga estes passos:
a. Aceder ao separador Serviço
b. Clique em "Calendário" no separador Serviços
c. Clique nos serviços que não estão atribuídos
e. Arraste e largue o serviço para a pessoa a quem pretende atribuir o serviço
f. Este procedimento atribui e envia imediatamente o serviço ao trabalhador que seleccionou
Consulte o nosso artigo Menu Serviços - Vista de Calendário para conhecer todas as acções disponíveis
7. Faça com que as equipas instalam e começam a utilizar a aplicação Operações
Agora que a sua equipa foi convidada e aceitou o convite, cada membro pode aceder à Doinn com a sua própria conta e ver as tarefas diárias.
Ao utilizar a aplicação Doinn Operations Center, os seus trabalhadores podem:
a. Ver todos os serviços atribuídos
b. Utilizar a poderosa funcionalidade de Iniciar e Parar para manter o controlo de cada serviço
Iniciar: o trabalhador selecciona Iniciar quando inicia o serviço
Parar: os trabalhadores seleccionam Parar quando o serviço está concluído
c. Adicionar uma nota, adicionar imagens
d. Comunicar um problema diretamente a partir da aplicação
Sugestão: Sugerimos que a sua equipa faça o início/paragem diretamente na aplicação Doinn Operations ao executar o serviço, no entanto, no ambiente de trabalho também é possível iniciar e parar os serviços
Consulte o nosso artigo Instalar aplicação móvel para descarregar o Doinn Operations Center!
8. Monitorizar e prever informações comerciais
Monitorização e previsão de indicadores de qualidade, logística, produtividade e financeiros.
Existem 5 separadores: Operacional, Financeiro, Desempenho, Logística e Qualidade para que possa analisar desde a duração do serviço por cada propriedade até à margem por colaborador/cliente.
Para utilizar estas ferramentas poderosas, é importante que os seus funcionários utilizem a função Iniciar e Parar! Sugerimos que a sua equipa faça o início/paragem diretamente na aplicação Doinn Operations ao executar o serviço, no entanto, no ambiente de trabalho também é possível iniciar e parar os serviços
Consulte o nosso artigo Insights - Menu para saber mais sobre as poderosas ferramentas do separador Insights!