Configuração para gestores de propriedades

Pretendo organizar eficazmente as minhas equipas ou fornecedores

Aplica-se a: Apenas utilizadores registados com as funções: proprietário, administrador, coordenador (para criar o catálogo) e apenas utilizadores registados com as funções: proprietário, administrador, gestor (para partilhar o catálogo)

 

A Doinn ajuda-o a gerir a sua equipa de uma forma muito fácil. Vamos ver como organizar tudo da melhor forma, passo a passo!

  1. Adicionar propriedades - Adicione propriedades através de integrações PMS, carregue a lista através do Excel ou adicione manualmente
  2. Adicionar reservas ou datas recorrentes - Adicionar reservas via PMS, via iCals no upload de propriedades ou manual. As datas recorrentes são configuradas em automações
  3. Convidar membros - Adicionar equipas internas para cooperar de forma mais eficiente
  4. Criar catálogos - Definição de serviços, preços, duração e localizações para proceder à automatização de todos os agendamentos e expedições
  5. Criar automações - Automatizar todo o planeamento com base nos 5 elementos da Doinn (onde, quando, o quê, quem, como).
  6. Organize todos os trabalhos e utilize a aplicação Operations - Automatize o despacho e planeie o dia seguinte em 5 minutos.
  7. Faça com que as equipas instalem e comecem a utilizar a aplicação Operations
  8. Monitorização e previsão de informações comerciais - Monitorização e previsão de indicadores de qualidade, logística, produtividade e financeiros

1. Adicionar propriedades

Adicionar propriedades através de integrações PMS, carregar lista via Excel ou adicionar manualmente

  • Integração com o seu PMS

Clique no seu sistema de gestão de propriedades para ver como pode carregar as suas propriedades na plataforma Dionn:

Se trabalha com Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet ou Hostaway pode carregar as propriedades em 2 minutos.

  • Importação do Excel

Se trabalha com muitas propriedades e não trabalha com nenhum destes PMS', recomendamos que siga este método. Para além de criar as propriedades, também poderá adicionar uma ligação iCal para integrar os calendários

  • Criação manual

Através da nossa interface fácil de utilizar, pode criar rapidamente uma nova propriedade manualmente

Para mais informações, consulte o artigo Criar propriedades

 


2. Adicionar datas de reserva ou recorrentes

 

Assim que as suas propriedades estiverem definidas e os locais iCal (no caso de o seu PMS não estar integrado), todas as suas reservas serão apresentadas no separador "Reservas".

Também pode adicionar reservas manualmente selecionando "Gerir reserva/Adicionar reserva".

Para cada reserva, a Doinn pode criar automaticamente um pedido de serviço. Este pode ser definido com base na reserva - por exemplo, no checkout - ou com base numa recorrência específica - por exemplo, todas as segundas-feiras às 15h00 - (ver ponto 5 Criar automatização).

Ver todas as ações possíveis no artigo Reserva - Menu

 


 3. Convidar membros


Adicionar equipas internas para cooperar de forma mais eficiente.



Siga estes passos:

a. Ir para o separador Pessoas

b. Seleccione "Adicionar um membro" no separador Membro

c. Defina a função do membro e preencha as informações de contacto

d. Enviar o convite

e. Quando o convite for aceite, verifique entre os seus membros

d. Selecione o novo membro e preencha todas as informações pessoais necessárias

e. No separador Equipa, selecione "Adicionar uma equipa" e escolha os membros que pretende agrupar como equipa

Consulte o nosso artigo Pessoas - Menu para saber como configurar eficazmente o separador Pessoas

 


4. Criar catálogos

Defina os seus serviços, preços, duração e locais.
Pense que cada catálogo é uma lista de preços/cotação utilizada para automatizar toda a programação e relatórios.


Siga estes passos:

a. Ir para o separador Catálogo

b. Ir para o separador "Modelo" no menu Catálogo

c. Escolha, entre os modelos disponíveis, aquele que melhor se adequa a si

d. Seleccione "Fazer uma cópia" e dê-lhe um novo nome

e. O catálogo está agora visível no separador "Os meus catálogos"


f.
Clique no seu novo catálogo criado e personalize-o

Consulte o nosso artigo Criar catálogos - Definição de serviços, preços, duração e locais para saber como o criar passo a passo.

 


5. Criar automatizações


Automatizar toda a programação com base nos 5 elementos da Doinn (onde, quando, o quê, quem, como)

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Siga estes passos:


a. Aceda ao separador Automação

b. Selecione "Centro de automatização" no separador Automatização

c. Selecione o tipo de serviço oferecido que pretende automatizar

e. Escolha um nome

f. Selecionar o catálogo que pretende programar automaticamente para os bens selecionados

g. Adicionar uma checklist


h. Selecionar os bens para a sua automatização

i. Selecionar o serviço opcional (como a roupa de cama no caso da Lavandaria) e a quantidade

J. Escolher a programação (pode ser baseada na reserva ou pode optar por definir uma recorrência)

K. Guarde-o e veja a sua nova automatização no separador "A minha automatização"

Consulte o nosso artigo Criar automatização - Automatizar todos os agendamentos para saber como definir, editar as suas automatizações ou executar outras acções

 


6. Organizar todos os trabalhos e utilizar a aplicação Operações

Automatize a organização e planeie o dia seguinte em 5 minutos com a Doinn.
Na organização de serviços é possível atribuir facilmente serviços a pessoas, utilizando as capacidades de arrastar e largar.

Para utilizar esta funcionalidade, é necessário que todos os trabalhadores tenham sido adicionados como membros na Doinn.

Ver ponto 3 Convidar membros




Siga estes passos:


a. Aceder ao separador Serviço

b. Clique em "Calendário" no separador Serviços

c. Clique nos serviços que não estão atribuídos

e. Arraste e largue o serviço para a pessoa a quem pretende atribuir o serviço

f. Este procedimento atribui e envia imediatamente o serviço ao trabalhador que seleccionou

Consulte o nosso artigo Menu Serviços - Vista de Calendário para conhecer todas as acções disponíveis

 


7. Faça com que as equipas instalam e começam a utilizar a aplicação Operações

Agora que a sua equipa foi convidada e aceitou o convite, cada membro pode aceder à Doinn com a sua própria conta e ver as tarefas diárias.

 

Ao utilizar a aplicação Doinn Operations Center, os seus trabalhadores podem:

a. Ver todos os serviços atribuídos

b. Utilizar a poderosa funcionalidade de Iniciar e Parar para manter o controlo de cada serviço
     Iniciar: o trabalhador selecciona Iniciar quando inicia o serviço
     Parar: os trabalhadores seleccionam Parar quando o serviço está concluído

c. Adicionar uma nota, adicionar imagens

d. Comunicar um problema diretamente a partir da aplicação

Sugestão: Sugerimos que a sua equipa faça o início/paragem diretamente na aplicação Doinn Operations ao executar o serviço, no entanto, no ambiente de trabalho também é possível iniciar e parar os serviços

Consulte o nosso artigo Instalar aplicação móvel para descarregar o Doinn Operations Center!

 


8. Monitorizar e prever informações comerciais

Monitorização e previsão de indicadores de qualidade, logística, produtividade e financeiros.

Existem 5 separadores: Operacional, Financeiro, Desempenho, Logística e Qualidade para que possa analisar desde a duração do serviço por cada propriedade até à margem por colaborador/cliente.

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Para utilizar estas ferramentas poderosas, é importante que os seus funcionários utilizem a função Iniciar e Parar! Sugerimos que a sua equipa faça o início/paragem diretamente na aplicação Doinn Operations ao executar o serviço, no entanto, no ambiente de trabalho também é possível iniciar e parar os serviços

Consulte o nosso artigo Insights - Menu para saber mais sobre as poderosas ferramentas do separador Insights!