Configuração para gestores de propriedades

Um guia passo a passo sobre como configurar a sua conta Doinn

Aplica-se a: Apenas utilizadores de software pagos - gestores/proprietários de imóveis

 

Subscreveu o software Doinn para melhorar as suas operações diárias, ser mais eficiente e controlar a carga de trabalho e a sua equipa / prestadores de serviços externos.
Por favor, verifique a seguinte lista de tarefas, para poder tirar o máximo partido da Doinn.

1. Adicionar propriedades
2. Adicionar reservas
3. Convidar membros
4. Criar catálogos
5. Criar checklist
6. Criar automações
7. Gerir serviços
8. Faça com que as equipas instalem e comecem a utilizar a aplicação Operations
9. Monitorização e previsão de informações comerciais

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1. Adicionar propriedades

Para poder criar e gerir serviços, primeiro tem de adicionar todas as propriedades necessárias. As suas propriedades são armazenadas no separador Propriedades.

Existem 3 formas de adicionar propriedades:

• Integração com o seu PMS

Se utiliza um sistema de gestão de propriedades para gerir as suas propriedades e reservas, por favor vá ao separador Integração e seleccione o sistema que utiliza.

Doinn tem integração direta com mais de vinte PMSs como Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet, Hostaway, etc. Assim que a integração estiver concluída, os imóveis serão adicionados à Doinn.

• Importação do Excel

Se trabalha com muitas propriedades e não trabalha com nenhum destes PMS', recomendamos que siga este método. Para além de criar as propriedades, também poderá adicionar uma ligação iCal para integrar os calendários

• Criação manual

Através da nossa interface fácil de utilizar, pode criar rapidamente uma nova propriedade manualmente

 

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2. Adicionar datas de reserva ou recorrentes

 

Para gerar serviços automaticamente, a Doinn precisa de ter informações sobre todas as reservas nas suas propriedades. Existem 3 opções para receber as reservas na Doinn:

• Automaticamente através de integrações PMS - poderá obter as reservas através da integração com o iCal. Ver o seguinte artigo.
• Automaticamente através de integrações iCal Sync. Ver o seguinte artigo.
• Criado manualmente na secção de Reservas

Para cada reserva, a Doinn pode criar automaticamente um pedido de serviço (ver ponto 6)

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 3. Convidar membros

Para poder atribuir serviços aos seus colaboradores ou aos seus prestadores de serviços externos, é necessário registá-los na Doinn. É possível adicionar colegas de trabalho, atribuir uma função, criar equipas e convidar prestadores de serviços externos.

As funções das equipas internas incluem o proprietário da conta, administrador, gestor, representante de operações, supervisor de coordenação ou trabalhador de serviços. Dependendo da função, os membros poderão aceder e gerir informações diferentes.

Consulte o seguinte artigo sobre funções.

Os prestadores de serviços externos terão o seu próprio perfil na Doinn, de forma gratuita, e receberão apenas os serviços que lhes atribuir. Por favor, partilhe com eles o seguinte artigo sobre a configuração.

No menu pessoas é possível realizar as seguintes ações:

1. Adicionar um membro
2. Apagar um membro
3. Procurar um membro
4. Adicionar uma equipa

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4. Criar catálogos

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6. Criar automatizações

As automatizações da Doinn facilitam muito o fluxo de trabalho diário, uma vez que geram serviços automaticamente.

Ao criar um automatismo, é possível:

• Definir o nome e a descrição do automatismo
• Escolher a quem atribuir um serviço
• Escolher quando programar o serviço
• Selecionar o catálogo em que o serviço será gerado
• Aplicar uma checklist a ser seguida
• Selecionar as propriedades para as quais o serviço será gerado.  

 

 

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6. Gerir serviços

No menu Serviços, pode visualizar os serviços provenientes do gestor/proprietário do imóvel que o convidou. Os serviços são criados utilizando os catálogos que partilhou anteriormente com eles. Existem duas vistas diferentes - pode alternar entre a Vista de lista e a Vista de despacho, como mostra a imagem abaixo:

1. Gerir serviços durante a navegação na lista de serviços 
2. Atribuir serviços enquanto navega na vista de envio de serviços
3. Gerir serviços nos detalhes do serviço (clicando em cada serviço)
4. Vista do estado dos propriedades e dos serviços

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7. Faça com que as equipas instalam e começam a utilizar a aplicação Operações

Agora que a sua equipa foi convidada e aceitou o convite, cada membro pode aceder à Doinn com a sua própria conta e ver as tarefas diárias.

Dependendo da função, os membros poderão aceder e gerir informações diferentes.
Consulte o seguinte artigo sobre funções.

 

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8. Monitorizar e prever informações comerciais

Monitorização e previsão de indicadores de qualidade, logística, produtividade e financeiros.

Existem 5 separadores: Operacional, Financeiro, Desempenho, Logística e Qualidade para que possa analisar desde a duração do serviço por cada propriedade até à margem por colaborador/cliente.