Benvenuto! Benvenuta! Benvenuti! Se sei arrivata qui è perché hai uno spirito Doinner e ti preoccupi di dare ai tuoi ospiti la migliore esperienza possibile nella tua propietá. Ed è esattamente quello che stiamo facendo per te 😁
Ultimo aggiornamento: 24 aprile 2023
Si applica a: Tutti gli utenti registrati
Per poterti aiutare al meglio, ti suggeriamo una demo iniziale con i nostri rappresentanti Doinn. Questo ci permetterà di capire meglio le tue esigenze.
Durante l'onboarding, potrai programmare un incontro a tale fine.
La configurazione della piattaforma Doinn è estremamente semplice e prevede i seguenti passaggi:
- Integra il tuo PMS/Channel Manager o iCal
- Aggiungi proprietà
- Aggiungi prenotazioni o date ricorrenti
- Crea la prima automazione per automatizzare la programmazione o crea un servizio manuale.
- Aggiungi il tuo team invitandone i membri
- Chiedi ai team di installare e iniziare a usare l'Opertion app
- Fatturazione
- Fatture
1. Integra il tuo PMS/Channel Manager o iCal
Consulta la sezione Integrazioni di Dionn e il centro di integrazione per verificare se il PMS che stai utilizzando è integrato nella piattaforma Dionn:
Se utilizzi Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet o Hostaway, potrai caricare le proprietà in 2 minuti.
Consulta l'articolo Creare proprietà
L'integrazione con un PMS non è l'unico modo! Un iCal è sufficiente per avere le prenotazioni aggiornate. Sia che si effettui un caricamento in blocco o una creazione manuale delle proprietà (vedi punto 2), non dimenticare di includere il link iCal!
Nel campo iCal si deve inserire il link del calendario delle prenotazioni dal distributore/OTA (Airbnb, Booking, ecc.) o dal Channel Manager.
Questo permette di esportare e sincronizzare i calendari con altre piattaforme.
Esempio di dove estrarre l'iCal da Airbnb
2. Aggiungi proprietà
È possibile aggiungere le proprietà tramite integrazioni PMS, caricare l'elenco tramite Excel o aggiungerlo manualmente.
- Integrazione con il tuo PMS
Clicca sul tuo sistema di gestione immobiliare (Property Management System) per vedere come caricare le tue proprietà su Dionn:
Se utilizzi Avantio, Icnea, Rentals United, Smoobu, Guesty, BookingSinc, Vreasy, Tokeet or Hostaway puoi caricare le proprietà in 2 minuti seguendo i passaggi indicati di seguito.
- Importazione Excel
Se lavori con molte proprietà e non utilizzi nessuno di questi PMS, ti consigliamo di seguire questo metodo. Oltre a creare le proprietà, potrai anche aggiungere un link iCal per integrare il calendario delle prenotazioni.
- Creazione manuale
Attraverso la nostra interfaccia facile da usare, è possibile creare rapidamente una nuova proprietà in forma manuale
Scopri di piú nell'articolo Creare proprietà
3. Aggiungi prenotazioni o date ricorrenti
Una volta impostate le proprietà con relativi iCal (nel caso in cui il tuo PMS non sia integrato), tutte le prenotazioni saranno visualizzate nella sezione Prenotazioni.
È possibile aggiungere le prenotazioni anche manualmente, selezionando "Gestisci prenotazione/Aggiungi prenotazione".
Per ogni prenotazione Doinn può creare automaticamente una richiesta di servizio. Questa può essere impostata in base alla prenotazione - ad esempio al momento del checkout - o in base a una ricorrenza specifica - ad esempio ogni lunedì alle 15.00 - (vedi punto 4 Crea la prima automazione).
Per scoprire tutte le azioni possibili sulle tue prenotazioni, consulta questo articolo.
4. Crea la prima automazione per automatizzare la programmazione o crea un servizio manuale.
Automatizza la programmazione in base ai 5 elementi di Doinn (dove, quando, cosa, chi, come).
- Automatizazione
Per ogni prenotazione Doinn può creare automaticamente una richiesta di servizio. Questa può essere impostata in base alla prenotazione - ad esempio al momento del checkout - o in base a una ricorrenza specifica - ad esempio ogni lunedì alle 15.00
Segui questi passi:
a. Vai alla scheda Automazione
b. Seleziona "Centro di automazione" dalla scheda Automazione
c. Seleziona il tipo di servizio offerto che si desidera automatizzare
e. Scegli un nome
f. Seleziona il fornitore e il listino che si desidera programmare automaticamente per le proprietà selezionate
h. Seleziona le proprietà per l'automazione
i. Seleziona servizi opzionali (come la biancheria in caso di Lavanderia) e quantità
y. Scegli la programmazione (può essere basata su una prenotazione o si può scegliere di impostare una ricorrenza).
j. Salva e vedi la tua nuova automazione nella scheda "Le mie automazioni"
- Crea un servizio manuale
Per aggiungere un servizio manualmente, vai alla sezione Servizi e seleziona Nuovo servizio.
Segui questi passi per creare il tuo servizio manualmente
a. Vai alla sezione Servizi
b. Seleziona "Nuovo servizio"
c. Seleziona la categoria del servizio (pulizia, giardinaggio, ecc.)
e. Seleziona il tuo fornitore di servizi
f. Seleziona il listino per definire il tipo di servizio
g. Aggiungi una checklist (opzionale) da associare al servizio
h. Seleziona le proprietà in cui il servizio deve essere eseguito (possono essere una o più)
i. Aggiungi servizi extra nel caso in cui si vogliano aggiungere elementi opzionali al proprio servizio
j. Pianifica il servizio per la data e l'ora interessata
Consulta l'articolo Menu Serivizi per saperne di più!
5. Aggiungi il tuo team invitando le persone
Aggiungi i team interni per collaborare in modo più efficiente.
Segui questi passi:
a. Vai alla sezione Persone
b. Seleziona "Aggiungi un membro" dalla sezione Membri
c. Definisci il ruolo del collaboratore e compila le informazioni di contatto
d. Spedisci l'invito
e. Una volta accettato l'invito, verifica tra i membri
d. Seleziona il nuovo collaboratore e compila tutte le informazioni personali necessarie
e. Dalla sezione Squadre, selezionare "Aggiungi una squadra" e scegli i membri che desideri raggruppare come tale.
Consulta l'articolo Menu Persone per sfruttare al massimo le potenzialità di questa sezione
6. Chiedi ai team di installare e iniziare a usare l'app Operazioni
Ora che il tuo team è stato invitato e ha accettato l'invito, ogni membro può accedere a Doinn con il proprio account e in base alle autorizzazioni del proprio ruolo.
Per utilizzare appieno tutti i potenti strumenti di Doinn, non dimenticare di scaricare l'app Doinn Operations Center dal market.
Scopri come scaricare l'applicazione nel nostro articolo Doinn Operations Center!
Utilizzando l'app Doinn Operations Center, i tuoi collaboratori del team possono:
a. Vedere tutti i servizi programmati e modificare quelli non ancora confermati*
b. Aggiungere servizi manuali
c. Aggiungere una nota
d. Controllare tra tutti i servizi eseguiti
e. Vedere i rapport
f. Tutte le azioni disponibili in base al ruolo
*Se il servizio è già stato confermato, viene generata una richiesta di conferma.
Il servizio rimarrà in sospeso senza che il fornitore l'accettazione.
Nel caso in cui il servizio rimanga in sospeso, assicurarsi di comunicare con il fornitore affinché sia aggiornato.
7. Fatturazione
Dal menu del tuo profilo, seleziona Abbonamento e fatturazione per inserire tutte le tue informazioni:
- Informazioni sulla fatturazione
Compila le informazioni e scegli come ricevere la fattura:
- Generale: tutte le fatture emesse in base alle informazioni generali.
- Gruppo: raggruppa le informazioni di fatturazione per un gruppo di proprietà specifiche
- Metodi di pagamento
Compila le informazioni e scegli la modalità di pagamento dei servizi eseguiti
Per avere una visione d'insieme di quanto si sta pagando per i servizi eseguiti, è possibile controllare la scheda Report, selezionare Acquisti e vedere i dettagli.
Consulta l'approfondimento Menu Report per maggiori informazioni
8. Fatture
Ricevi le tue fatture direttamente in Doinn!
Accedi alla sezione Fatture per gestirle
In questa scheda si trovano le fatture mensili ricevute dai fornitori.
Serviti dei filtri per controllare tutte le fatture del periodo, comprese quelle con note di credito:
a. Controlla i dati di fatturazione
b. Consulta lo stato della fattura
c. Se disponibile esporta o scarica il pdf dal menu Azioni
Scopri di più nell'articolo dedicato che ti linkiamo qui