Criar automatização - Automatizar toda a programação

Criar automação - Automatize todos os agendamentos com base na fórmula dos 5 elementos da Doinn (onde, quando, o quê, quem, como)

Aplica-se a: Apenas utilizadores registados com funções: proprietário, administrador, gestor

 

As automatizações da Doinn facilitam muito o fluxo de trabalho diário, uma vez que geram serviços automaticamente.

Ao criar um automatismo, é possível:

• Definir o nome e a descrição do automatismo
• Escolher a quem atribuir um serviço
• Escolher quando programar o serviço
• Selecionar o catálogo em que o serviço será gerado
• Aplicar uma checklist a ser seguida
• Selecionar as propriedades para as quais o serviço será gerado.  

Como criar a automatização

1. Criar uma nova automatização personalizada

2. Criar um automatismo a partir de um tipo de catálogo

3a. Automação baseada na reserva

3b. Automação baseada na recorrência

 

 

1. Criar uma nova automatização personalizada

Para criar uma automatização, a primeira coisa a fazer é ir à secção Automatizações e Adicionar automatização.

• Seleccione o cliente (se estiver a comprar serviços, você é o cliente) e a categoria de serviço que pretende automatizar; neste exemplo, seleccionamos "limpeza + lavandaria".

• Seleccione o fornecedor, nomeie a automatização (utilize algo que o ajude a identificá-la mais facilmente), guarde e continue.

• Seleccione o catálogo de entre os disponíveis para o tipo de serviços que escolheu. A disponibilidade dos diferentes serviços aqui depende dos catálogos que criou ou que o fornecedor partilhou consigo. Ver o artigo sobre Catálogos. 

• Adicione uma checklist, se necessário. Para criar uma nova lista, consulte este artigo: Checklists - Menu.

• Seleccione as Propriedades para as quais pretende que esta automatização gere serviços:

• Definir todos os pormenores do serviço. Neste caso particular de aluguer de lavandaria, o número de kits baseia-se nas necessidades das suas propriedades.

• No final, defina se os serviços serão gerados com base em reservas ou recorrências:
  

  • Baseados em reservas

  • Baseado em recorrência

• Guardar. A automatização aparecerá no separador As minhas automatizações.

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2. Crear automatización a partir de un tipo de catálogo

Para criar uma automatização, comece por selecionar a categoria correspondente no centro de automatização.

A disponibilidade dos diferentes serviços aqui depende dos catálogos que criou ou que o fornecedor partilhou consigo. Ver o artigo sobre Catálogos. 

Se, por exemplo, precisarmos de configurar uma automatização para Limpeza e Lavandaria, podemos seleccioná-la e seguir as instruções.

• Selecionar o tipo de catálogo

• Na lista de Fornecedores, deve escolher o que será atribuído aos serviços gerados por este automatismo e dar um nome a este automatismo para que seja facilmente identificável.

• Seleccione o catálogo de entre os disponíveis para o tipo de serviços que escolheu. A disponibilidade dos diferentes serviços aqui depende dos catálogos que criou ou que o fornecedor partilhou consigo. Ver o artigo sobre Catálogos. 
• Adicione uma checklist, se necessário. Para criar uma nova lista, consulte este artigo: Checklists - Menu.
  
  

• Seleccione as Propriedades para as quais pretende que esta automatização gere serviços:

• Definir todos os pormenores do serviço. Neste caso particular de aluguer de lavandaria, o número de kits baseia-se nas necessidades das suas propriedades.

• No final, defina se os serviços serão gerados com base em reservas ou recorrências:
  

  • Baseados em reservas

  • Baseado em recorrência

• Guardar. A automatização aparecerá no separador As minhas automatizações.

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3a. Automação baseada na reserva

A automatização irá gerar um serviço para cada reserva recebida.
Este serviço pode ser aplicado a todas as reservas ou a reservas específicas.

a1. Aplicar a todas as reservas

a2. Aplicar a uma reserva específica

 

a1. Aplicar a todas as reservas

Os serviços serão gerados para todas as reservas relacionadas com as propriedades seleccionadas. 

Referência
O serviço pode ser gerado com a referência no check-in, no check-out e durante a reserva.

Quando
O serviço pode ser gerado antes, depois ou numa data específica.

Para gerar serviços durante a reserva como referência, aparecerão várias opções. Pode encontrar mais informações aqui.

 

a2. Aplicar a uma reserva específica

Se precisar que um serviço específico seja gerado apenas para uma necessidade específica, as opções baseiam-se na duração da reserva, no número de hóspedes e nos dias entre duas reservas.
Seleccione Adicionar filtros e escolha entre as diferentes opções. É possível selecionar mais do que um filtro:

• por Duração da Reserva;
• por Hóspedes;
• com base nos hóspedes que entram na próxima reserva;
• número de dias até ao próximo check-in;
• dias desde o último check-out.

No exemplo seguinte, vamos optar por filtrar de acordo com a duração da Reserva - as que duram mais de 12 dias.

 

Na imagem abaixo, indicamos que (no caso de uma estadia planeada de mais de 12 dias) durante a reserva, 5 dias após o check-in, precisamos do primeiro serviço. Este será repetido todas as quintas-feiras às 11h00.

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3b. Automatización baseada em recorrência

A automatização irá gerar serviços de acordo com um conjunto específico de recorrência.
Não só podemos definir a frequência, mas também uma data de início/paragem.
Por exemplo, temos uma propriedade que necessita de serviços de limpeza todas as terças e sextas-feiras, mas precisamos que pare após 30 ocorrências.  Se soubermos uma data específica, podemos escolher o dia e defini-lo em conformidade.