A seção de problemas no Doinn permite reportar e gerenciar incidentes em propriedades, agendar manutenções preventivas e atribuir tarefas a funcionários com prioridades, prazos, custos e responsabilidades de pagamento definidos.
A seção de problemas no Doinn foi projetada para facilitar a gestão de incidentes e manutenções nas propriedades. Aqui está um guia sobre como utilizá-la de forma eficaz:
1. Visualizar Problemas Existentes
Ao acessar a seção de problemas, você verá uma lista de todos os incidentes relatados. Isso inclui detalhes importantes, como nomes dos problemas, propriedades afetadas, prioridades e status.
2. Criar um Novo Problema
Siga estas etapas para registrar um novo problema:
a. Vá em “Ações” e selecione “Novo Problema” (New Issue)
Clique no botão correspondente para criar um novo problema.
b. Preencha os detalhes iniciais do problema
•Nome do problema: Forneça uma descrição breve, por exemplo, “Janela quebrada.”
•Tipo de problema: Escolha uma categoria adequada, como eletricidade, pintura, piscina ou serviços gerais.
•Propriedade afetada: Indique a propriedade onde ocorreu o problema.
c. Configure os detalhes adicionais
•Prioridade: Atribua um nível de prioridade (crítica, alta, média, baixa).
•Data e horário de execução: Especifique quando o problema foi relatado e o prazo para sua resolução.
•Funcionário atribuído: Escolha o funcionário responsável por resolver o problema.
•Notas e observações: Adicione informações extras, se necessário.
Após preencher as informações, o sistema gerará um ticket detalhado sobre o problema.
3. Editar e Gerenciar Problemas Existentes
É possível modificar problemas registrados anteriormente a qualquer momento:
a. Editar detalhes
•Atualize a prioridade, o status (por exemplo, finalizado ou em andamento) ou qualquer outra informação relevante.
b. Adicionar preços e responsabilidades de pagamento
Se o problema envolver custos, você pode registrar os detalhes financeiros na seção “Itens”:
•Custo do serviço: Insira o valor associado.
•Responsável pelo pagamento: Escolha quem pagará (hóspede, proprietário, seguradora, fornecedor ou selecione “Em análise” caso ainda não esteja definido).
4. Partilhar Issues via WhatsApp ou link público
A plataforma facilita a partilha de Issues com as partes interessadas:
1.Selecionar Issues: Marque um ou mais Issues na sua lista.
2.Gerir problemas: Vá ao botão no canto superior direito denominado “Gerir Problemas.”
3.Resumo de Issues: Clique em “Ver Resumo do Problema.”
4.Partilhar: Na janela que se abre, encontrará duas opções:
•Copiar link público: Gere um link que qualquer pessoa pode abrir para visualizar os Issues selecionados.
•Partilhar via WhatsApp: Envie o link diretamente pelo WhatsApp com um único clique.
Esta funcionalidade facilita a comunicação entre equipas e clientes, permitindo um acompanhamento claro e rápido dos problemas.
5. Doinn APP
Saiba como os limpadores podem reportar problemas diretamente pelo aplicativo do Doinn. Em apenas alguns passos, eles podem criar problemas, adicionar observações, anexar fotos ou documentos e salvar o relatório, que será registrado automaticamente no painel administrativo. Um processo rápido e eficiente para garantir uma gestão eficaz de problemas.
6. Vantagens da Gestão Centralizada
•Controle completo: Visualize e organize todos os problemas em um só lugar.
•Flexibilidade: Atualize status, atribuições e detalhes financeiros a qualquer momento.
•Acompanhamento eficiente: Mantenha um registro claro de todas as tarefas pendentes e concluídas.