Fatturazione automatica, metodi di fatturazione, pagamenti e modalità di emissione delle fatture
Ultimo aggiornamento: 8 febbraio 2024
Si applica a: Tutti gli utenti registrati che esternalizzano servizi
- Fatturazione automatica
- Fatturazione per account, per proprietà o entrambi
- Pagamenti
- Emissione di fatture
- Report
- Servizi Extra
- Configurare il proprio conto per i pagamenti con Stripe
1. Fatturazione automatica
In Doinn, il processo di fatturazione è automatico, il che significa che le fatture vengono generate con le informazioni disponibili in quel momento nella piattaforma.
È estremamente importante disporre sempre delle informazioni più recenti e aggiornate relative ai servizi e ai dati di fatturazione.
In Doinn la fattura viene creata in formato PDF con una descrizione che riprende il numero e il tipo di servizio.
La fattura viene inviata automaticamente all'e-mail indicata nei dati di fatturazione e viene conservata nella tab Fatture del proprio profilo in Doinn.
Nel caso in cui fosse necessario rivedere la fattura nel dettaglio, è possibile scaricare il file Excel corrispondente in Doinn.
Prima di richiedere il servizio, indipendentemente dal fatto che si tratti di un utente con pagamento anticipato o posticipato, l'utente deve assicurarsi che tutte le informazioni di fatturazione siano compilate correttamente in modo che le fatture emesse da Doinn siano indirizzate all'entità designata.
2. Fatturazione per account, per proprietà o entrambi
Per accedere ai dati di fatturazione, andare su Profilo e selezionare Abbonamento e fatturazione.
A seconda delle vostre necessità, potete impostare le informazioni di fatturazione in due modi:
- Generale - in modo che tutte le proprietà abbiano i loro servizi in un'unica fattura.
- Gruppi - raggruppa le diverse proprietà in gruppi di fatturazione distinti
Le proprietà che non appartengono ad alcun gruppo di fatturazione saranno emesse al soggetto indicato nelle Informazioni generali di fatturazione.
Sia le informazioni di fatturazione generali che quelle di gruppo possono contenere informazioni di terzi (ad esempio di singoli proprietari), ma è importante che l'e-mail e il numero di contatto nelle informazioni di fatturazione siano dell'utente registrato in Doinn. In questo modo, le fatture vengono inviate prima all'utente di Doinn per la revisione, per poi essere inoltrate al singolo proprietario.
Le informazioni di fatturazione devono essere sempre aggiornate con le informazioni più recenti e prima del periodo di fatturazione successivo.
Una volta emesse le fatture, il costo aggiuntivo verrà applicato se viene richiesta a Doinn una modifica della fattura a causa di una variazione dei dati di fatturazione, in base ai nostri Termini e condizioni.
3. Pagamenti
Il metodo di pagamento deve essere impostato in base alla modalitá di pagamento del profilo:
- Pagamento anticipato - Aggiungere i dati di una carta di credito o di PayPal;
- Pagamento posticipato - Aggiungere i dati SEPA (valido per Portogallo e Spagna continentale) o i dati della carta di credito per gli utenti Stripe.
Se si desidera modificare i dati relativi al metodo di pagamento, si consiglia di richiederli direttamente a Doinn in modo da rimuovere i dati forniti inizialmente, consentendo di inserire i nuovi.
4. Emissione di fatture
Se è necessario emettere una fattura per un servizio specifico ai fini dei reclami Airbnb o Booking, è necessario richiederla direttamente a Doinn (finance@doinn.co), fornendo il numero ID dell'ordine (6+6 cifre) del servizio.
L'ID completo si trova nella scheda Report.
Questi servizi saranno fatturati nel normale processo di fatturazione, ma saranno immediatamente accreditati.
Le fatture saranno emesse in base alla modalitá di pagamento del profilo
a. In caso di Pagamento anticipato:
- Per ogni pagamento effettuato.
- L'ultimo giorno di ogni mese.
b. In caso di Pagamento posticipato:
- All'inizio del mese successivo a quello in cui sono stati prestati i servizi
Le fatture saranno emesse da Doinn nel caso di utente con modalitá di pagamento anticipato o posticipato (valido per Portogallo e Spagna continentale) .
Le fatture saranno emesse direttamente dal fornitore se siete un utente con pagamento posticipato al di fuori di Portogallo e Spagna continentale (utente Stripe).
5. Report
Per assicurarsi che la fattura contenga i servizi e le voci che sono stati eseguiti, si consiglia di revisionare i report mensili, nel menu Report.
Nella sezione Report, è possibile filtrare i servizi per:
- Fonte (servizi svolti dal vostro team interno, dal vostro team esterno o dai fornitori di Doinn) - Punto 1 dell'immagine -
- Periodo (qualsiasi periodo passato o futuro selezionato) - Punto 2 -
- Proprietà o fornitore di servizi - Punto 3 -
Qualsiasi sia l'opzione scelta, si può scaricare un file Excel (punto 4) per una più facile revisione. Inoltre sono presenti link agli servizi specifici.
La fattura include tutti i servizi confermati nel periodo precedente, indipendentemente dalla data del servizio. Qualsiasi modifica dei servizi passati si rifletterà sempre nel periodo di fatturazione successivo.
In caso di annullamento di un servizio passato o di un elemento del servizio (in caso di un servizio già fatturato e addebitato):
- Per utenti con modalitá di pagamento anticipata
il credito pari all'importo del servizio annullato verrà creato nel profilo dell'utente e sarà disponibile per l'acquisto successivo. - Per utenti con modalitá di pagamento posticipata
l'importo verrà scontato al prossimo addebito e verrà generata automaticamente una nota di credito per giustificare la differenza con la fattura corrispondente già creata. Le note di credito saranno inviate automaticamente all'e-mail indicata nei dati di fatturazione e salvate nella sezione Fatture del profilo dell'utente, accanto alla fattura corrispondente. - Per utenti con modalitá di pagamento Stripe
qualsiasi modifica del periodo precedente sarà applicata nella fattura del periodo successivo.
6. Servizi extra
Eventuali extra che il fornitore aggiunge al servizio (ad esempio, è stato richiesto un set di lenzuola extra) si riceverá una notifica nella piattaforma.
Il servizio extra non viene conteggiato e non è direttamente incluso nella fattura finché non viene approvato.
Per vedere tutti i servizi che devono essere confermati, basta andare nella tab Servizi e filtrare per "Servizio da confermare", per poter essere accettati. Qui verrà visualizzato l'elenco e si potrà procedere con la conferma.
In caso di dubbi sugli extra, si prega di comunicare direttamente con il fornitore.
7. Configurare il proprio conto per i pagamenti con Stripe
Utilizziamo Stripe per inviare i pagamenti alla vostra impresa. I pagamenti vengono effettuati direttamente sul conto bancario della società, ma esiste un processo chiamato "Know you customer" (conosci il cliente) che serve a certificare la legalità delle società.
Tutti gli utenti devono passare attraverso questo processo registrandosi con Stripe.
Per saperne di più su come abilitare il pagamento, consulta questo articolo.