Facturación automática, métodos de facturación, pagos y cómo emitir facturas
Última actualización: 7 de febrero de 2024
Se aplica a: Todos los usuarios registrados que subcontratan servicios
- Facturación automática
- Facturación por cuenta, por propiedades o ambas
- Pagos
- Emisión de facturas
- Informes
- Servicios Extra
- Configura tu cuenta para pagos con Stripe
1. Facturación automática
En Doinn, el proceso de facturación es automático, lo que significa que las facturas se generan con la información disponible en ese momento en la plataforma.
Es muy importante disponer siempre de la información más reciente y actualizada sobre los servicios y la facturación.
En Doinn la factura se crea en formato PDF en el que la descripción se resume al número y tipo de servicios.
La factura se envía automáticamente al correo electrónico indicado en los datos de facturación y se guarda en la pestaña Facturas de tu perfil en Doinn.
En caso de que necesites revisar la factura en detalle puedes descargar el fichero Excel de la factura correspondiente en Doinn.
Antes de iniciar la solicitud del servicio, independientemente de si eres usuario prepago o postpago, debes asegurarte de que todos los datos de facturación están correctamente rellenados para que las facturas emitidas por Doinn vayan dirigidas a la entidad destinataria.
2. Facturación por cuenta, por propiedades o ambas
Para acceder a la información de facturación, accede a tu perfil y selecciona Suscripción y facturación.
Dependiendo de tus necesidades puedes configurar la información de facturación en
- General - para que todas las propiedades tengan sus servicios en una sola factura.
- Groups - para tener tantas facturas como necesite, agrupando diferentes propiedades.
Las propiedades que no pertenezcan a ningún grupo de facturación se emitirán a la entidad proporcionada en la información de facturación General.
Tanto la Información de Facturación General como la de Grupo pueden tener información de terceros (de propietarios particulares por ejemplo) pero es importante que el email y número de contacto en la información de facturación sea del usuario de Doinn. De esta forma, las facturas se envían primero al usuario de Doinn para su revisión y luego el usuario puede reenviar las facturas a un propietario particular.
Los datos de facturación deben actualizarse siempre con la información más reciente y antes del siguiente periodo de facturación.
Una vez emitidas las facturas, el coste adicional se aplicará si se solicita un cambio de factura a Doinn debido a un cambio en la información de facturación, de acuerdo con nuestros Términos y Condiciones.
3. Pagos
El método de pago debe establecerse en función del estado de pago del perfil:
- Para prepago - añade una tarjeta de crédito o los datos de PayPal;
- Para pospago - añade los datos SEPA (PT y Continental ES) o los datos de la tarjeta de crédito para los usuarios de Stripe.
Si desea cambiar los datos de su forma de pago, solicítelo directamente a Doinn para que se eliminen los datos inicialmente facilitados, permitiéndole introducir los nuevos datos.
4. Emisión de facturas
Si existe la necesidad de emitir una factura por un servicio concreto a efectos de reclamaciones de Airbnb o Booking, deberá solicitarla directamente a Doinn (finance@doinn.co), facilitando el número de ID de pedido (6+6 dígitos) del servicio.
Puedes encontrar el ID completo en la pestaña Informes.
Estos servicios se facturarán de nuevo en el proceso normal de facturación, pero se abonarán inmediatamente.
Las facturas se emitirán en función del estado de pago del perfil.
a. Si es Prepago:
- Por cada pago realizado.
- El último día de cada mes.
b. Si es Post-pago:
- Al inicio del mes siguiente al de la prestación de los servicios.
Las facturas serán emitidas por Doinn si usted es un usuario prepago o postpago en PT y Continental ES
Las facturas serán emitidas directamente por el vendedor/proveedor si eres un usuario post-pago fuera de PT o Continental ES (usuario de Stripe)
5. Informes
Para asegurarse de que la factura contiene los servicios y elementos que se han realizado, le sugerimos que los revise en los informes mensuales, en el menú Informes.
En la sección Informes, puede filtrar los servicios por:
- Propiedad de los servicios (servicios realizados por su equipo interno, su equipo externo o los proveedores de Doinn) - Punto 1 de la imagen -
- Periodo (cualquier periodo pasado o futuro seleccionado) - Punto 2 -
- Propiedad o proveedor de servicios - Punto 3 -
Cualquier selección se puede descargar a un archivo Excel (Punto 4), para una revisión más fácil, y tiene un enlace a un servicio real si es necesario.
La factura incluye todos los servicios confirmados en el periodo anterior, independientemente de la fecha del servicio. Cualquier modificación de servicios pasados se reflejará siempre en el siguiente periodo de facturación.
En caso de que se cancele algún servicio pasado o algún elemento del servicio (para el servicio que ya está facturado y cobrado):
- Para los usuarios de prepago
el crédito equivalente al importe del servicio cancelado se creará en el perfil del usuario y estará disponible para su uso en la próxima compra. - Para los usuarios de pospago
el importe se descontará del siguiente cobro y se generará automáticamente una nota de abono para justificar la diferencia con la factura correspondiente ya creada. Las notas de crédito se enviarán automáticamente al correo electrónico indicado en la información de facturación y se guardarán en la parte Facturas del perfil del usuario, junto a la factura correspondiente. - Para usuarios de Stripe posteriores al pago
cualquier modificación del periodo anterior se aplicará en la factura del periodo siguiente.
6. Servicios Extra
Cualquier extra que el proveedor añada al servicio (por ejemplo, se ha solicitado un juego de sábanas extra) se indicará con una notificación en la plataforma.
El servicio extra no se contabiliza y no se incluye directamente en la factura hasta que se aprueba.
Para ver todos los servicios que necesitan confirmación, sólo tienes que ir a la pestaña Servicios y filtrar por "Servicio a confirmar". Aquí verá la lista y podrá proceder a la confirmación.
Si tiene alguna duda sobre los extras añadidos, contacte directamente con el proveedor.
7. Configura tu cuenta para pagos con Stripe
Utilizamos Stripe para enviar los pagos a tu empresa. Los pagos se realizan directamente a la cuenta bancaria de la empresa pero existe un proceso llamado "Know you customer" que existe para certificar que las empresas son legales.
Todos los usuarios pasarán por este proceso registrándose en stripe.
Más información sobre cómo activar el pago en este artículo.