Creare un automazione - Automatizza tutta la programmazione

Creare un'automazione - Automatizza la pianificazione e programmazione in base alla formula dei 5 elementi di Doinn (dove, quando, cosa, chi, come).

Ultimo aggiornamento: 22 aprile 2024

Si applica a: Solo gli utenti registrati con i ruoli: proprietario, admin, coordinatore

 

Le Automazioni di Doinn facilitano notevolmente il flusso di lavoro quotidiano, in quanto generano automaticamente i servizi.

Quando si crea un'automazione è possibile:

• Definire il nome e la descrizione dell'automazione
• Scegliere a chi assegnare un servizio
• Scegliere quando programmarlo
• Selezionare il catalogo su cui verrà generato il servizio
• Applicare una lista di controllo da seguire
• Selezionare le proprietà per le quali verrà generato il servizio.  

Come creare un'automazione

1. Creare una nuova automazione personalizzata

2. Creare un'automazione a partire da una categoria di listino

3a. Automazione basata sulle prenotazioni

3b. Automazione basata sul ricorrenza

 

1. Creare una nuova automazione personalizzata

Per creare un'automazione, la prima cosa da fare è andare nella sezione Automazioni e Aggiungere automazione.

• Seleziona il cliente (se stai acquistando dei servizi sei tu il cliente) e la categoria di servizio che desideri automatizzare, in questo esempio selezioniamo "pulizia + lavanderia".

• Seleziona il fornitore, dai un nome all'automazione (usa qualcosa che ti aiuti a identificarla più facilmente), quindi salva e continua.

• Seleziona il listino tra quelli disponibili per il tipo di servizi che hai scelto. La disponibilità dei diversi servizi dipende dai listini che sono stati creati o che il fornitore ha condiviso con te. Approfondisci qui.
  
  

• Aggiungi una checklist se necessario. Per crearne una nuova, consulta questo articolo: Menu - Checklist.

• Seleziona le proprietà per le quali si desidera che l'automazione generi servizi:

• Definisci tutti i dettagli del servizio. In questo caso che comprende il noleggio di biancheria, indichiamo il numero di set secondo le esigenze di ciascuna proprietà.

• Alla fine definisci se i servizi saranno generati in base alle Prenotazioni o a Ricorrenze specifiche:
  

  • Basato su prenotazioni

  • Basato su ricorrenze

• Salvare. L'automazione apparirà nella scheda Le mie automazioni.

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2. Creare un'automazione a partire da una categoria di listino

Per creare un'automazione, selezionare prima la categoria corrispondente nel centro di automazione.

La disponibilità dei diversi servizi dipende dai listini che sono stati creati o che il fornitore ha condiviso con te. Approfondisci leggendo questo articolo.

Se, ad esempio, dobbiamo impostare un'automazione per Pulizia e lavanderia, possiamo selezionarla e seguire le istruzioni.

• Seleziona il tipo di listino

• Nell'elenco dei Fornitori, scegli quello a cui assegnare i servizi generati da questa automazione. Poi assegna un nome che sia facilmente identificabile.

• Seleziona il listino tra quelli disponibili per il tipo di servizi scelti. La disponibilità dei diversi servizi dipende dai listini che sono stati creati o che il fornitore ha condiviso con te. Approfondisci leggendo questo articolo.
• Aggiungi una checklist se necessario. Per crearne una nuova, consulta questo articolo: Menu - Checklist.
  
  

• Seleziona le proprietà per le quali si desidera che l'automazione generi servizi:

• Definisci tutti i dettagli del servizio. In questo caso che comprende il noleggio di biancheria, indichiamo il numero di set secondo le esigenze di ciascuna proprietà.

• Alla fine definisci se i servizi saranno generati in base alle Prenotazioni o a Ricorrenze specifiche:
  

  • Basato su prenotazioni

  • Basato su ricorrenze

• Salvare. L'automazione apparirà nella scheda Le mie automazioni.

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3a.  Automazione basata sulle prenotazioni

L'automazione genera un servizio per ogni prenotazione ricevuta.
Questo può essere applicato a tutte le prenotazioni o a prenotazioni specifiche.

a1. Applicare a tutte le prenotazioni

a2. Applicare a specifiche prenotazioni

a1. Applicare a tutte le prenotazioni

I servizi saranno generati per tutte le prenotazioni relative alle proprietà selezionate. 

Riferimento
Il servizio può essere generato con il riferimento al check-in, al check-out e durante la prenotazione.

Quando
Il servizio può essere generato prima, dopo o in una data specifica.

Per generare servizi "durante la prenotazione" come riferimento, appariranno diverse opzioni. Per ulteriori informazioni, leggi qui.

a2. Applicare a specifiche prenotazioni

Nel caso in cui sia necessario generare un servizio specifico, le opzioni perché questo avvenga si possono basare sulla durata della prenotazione, sul numero di ospiti e sui giorni che intercorrono tra due prenotazioni.
Seleziona Aggiungi filtri e scegliere tra le diverse opzioni. È possibile selezionare più elementi per filtrare:

• per Durata della prenotazione;
• per Ospiti;
• in base agli Ospiti in arrivo nella prenotazione successiva;
• in base al numero di giorni fino al prossimo check-in;
• in base al numero di giorni dall'ultimo check-out.

Nell'esempio che segue, sceglieremo di filtrare in base alla durata della Prenotazione - nello specifico quelle che durano più di 12 giorni.

Nell'immagine sottostante indichiamo che (in caso di soggiorno programmato di oltre 12 giorni) durante la prenotazione, 5 giorni dopo il check-in è necessario il primo servizio. Questo verrà ripetuto ogni giovedì alle ore 11.00.

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3b. Automazione basata sul ricorrenza

L'automazione genererà servizi in base a una specifica ricorrenza impostata.
Non solo è possibile impostare la frequenza, ma anche una data di inizio/fine.
Ad esempio, abbiamo una proprietà che richiede servizi di pulizia ogni martedì e venerdì, e questo servizio è necessario che si ripeta per 30 occorrenze. Quindi non verranno generati più servizi dopo i 30 impostati.
Se conosciamo una data specifica, possiamo scegliere "il" e impostarla di conseguenza.