¡Bienvenido, ya eres un nuevo proveedor de servicios!

¡Hola querido proveedor!



¡Si estás aquí, significa que estás listo para transformar tus operaciones diarias! Doinn ha creado esta plataforma todo en uno, especialmente diseñada para empresas proveedoras de servicios de limpieza, mantenimiento y otros servicios.

Esta tecnología está destinada a ayudar a los clientes y proveedores de servicios a automatizar las operaciones de sus propiedades con un enfoque sencillo que simplifica la organización interna de su negocio.

Hay 3 secciones principales en este artículo sobre el centro de operaciones de Doinn.

Configurar tu negocio dentro del centro de operaciones Doinn

Mejores prácticas para usar el centro de operaciones Doinn

Solución de problemas para proveedores de servicios

Por favor, lee a continuación y sigue todos los pasos, no te pierdas ninguno. Perder alguno de los pasos puede significar que algo salga mal más adelante en el uso de esta plataforma.

¡Empecemos!

Configurar tu negocio dentro del centro de operaciones Doinn

Hoy te mostraremos los cinco elementos principales que tienen lugar dentro de la plataforma Doinn.

QUE = Catálogos

DONDÉ = Ubicación de las propiedades

CÓMO = Usando listas de validación

QUIÉN = La persona asignada al servicio

CUANDO = Día y hora en que se realiza un servicio

¿Por qué necesitamos estos elementos?

La combinación de todos ellos hace posible agregar una automatización dentro del perfil del cliente. Lo que se traducirá en tener servicios automáticos en propiedades específicas con las reglas que él mismo cliente puede colocar (una lista de validación) y por último, colocar una fecha y hora configuradas.

Para el proveedor de servicios, aquí hay 2 elementos principales que deben configurar, ¡así que empecemos!

QUE = Catálogos

El primer elemento importante para los proveedores de servicios son los catálogos. Pero, ¿Qué es un catálogo?

Un catálogo es una lista de precios que tu vas a definir para tus clientes. Puede ser un catálogo para diferentes ciudades o un catálogo individual para un cliente y compartirlo con ellos.

Tendrás que crear diferentes catálogos para cada tipo de categoría.

Por ejemplo, un catálogo de limpiezas que incluye: limpieza de salida y otro de: limpieza profunda, lavandería, alquiler de ropa, limpieza de piscinas, etc.

Estas son las categorías de borrador actuales dentro del centro de operaciones de Doinn:

Limpieza
Lavandería y Ropa alquiler
Mantenimiento

Por supuesto, el objetivo final es tener muchos más servicios, así que estamos agregando más categorías todo el tiempo. Y Doinn te permite usar plantillas predefinidas y configurar precios personalizados para cada servicio.

¿Cómo crear un catálogo?

Sigue estos pasos:

Ve a la sección de catálogos:



Verás 3 pestañas:

Mis catálogos : tus listas hechas por tu equipo para tus clientes.
Plantillas: para catálogos, ejemplos que tendrás que copiar para hacer los tuyos.

Algo como esto:



Para crear un catálogo, debes hacer clic en plantillas:



Busca la plantilla que te gustaría usar como borrador:



Después de seleccionar una plantilla y hacer una copia, verás un recuadro verde que significa que los cambios han sido realizados con éxito. Serás redirigido a la pestaña Mis catálogos:



Busca el catálogo que acabas de copiar y ahora puedes hacer todos los cambios que necesitas.

¿Cómo actualizar mi catálogo?

Ahora que has copiado el catálogo, puedes realizar todos los cambios que necesites y en las pestañas dentro del catálogo, sigue leyendo para saber cómo se puede actualizar.

Catálogo - Servicios

Esta pantalla es una calculadora, agrega una tarifa base por hora y se calcularán todas las celdas siguientes:



Si no deseas que se calculen, puedes agregar uno por uno cada precio, pero te recomendamos que uses la calculadora de esta sección.

Catálogo - Clientes

Aquí podrás ver todos los clientes con los que has compartido esta lista de precios.

Catálogo - Ajustes

Esta pantalla se refiere a qué reglas tendrá cada catálogo:

Plazo de antelación:

Se refiere a la cantidad de horas que tu equipo necesita por adelantado para que un cliente pueda comprar un servicio. El tiempo predeterminado en la plataforma es de 24 horas.



¿Por qué es útil?

Puedes tener diferentes plazos dependiendo de la categoría del catálogo. Por ejemplo, puedes crear un catálogo llamado: Servicios de emergencia y cobrar un 30 % más y dejar el período de servicio en 3 horas, lo que les daría a tus clientes una opción para cuando tengan servicios urgentes.

Días laborables:

Agrega el horario laboral de tu equipo para cada catálogo.

País y ciudad:

Agrega las ciudades en las que estará disponible este catálogo, Es muy importante no olvidar este paso para que la lista de precios aparezca correctamente en el perfil del comprador.

Si el catálogo es válido para todo el país puedes dejarlo pero ten en cuenta que si necesitas que sea más específico debes añadir la ciudad.



¡Y recuerda que después de realizar cualquier cambio, verás siempre el recuadro verde de éxito, una vez que se confirmen los cambios!



Nota: No podrás cambiar de país. Si necesitas tener servicio para otros países, deberás crear otra cuenta. Habla con nosotros en [email protected] si necesitas ayuda con esto.

¿Qué hacer después de crear un catálogo?

La creación de un catálogo es la forma de compartir tu lista de precios actual con tus clientes. Entonces, después de crear el catálogo, deberás compartirlo con tus clientes.

¿Cómo compartir un catálogo?

Para que tus clientes te compren servicios a través de la plataforma de Doinn, el siguiente paso sería compartir el catálogo que creaste.

Ve al catálogo que deseas compartir y busca el menú de acciones:



Busca la opción en el menú: Compartir con los clientes.



¡Coloca el correo electrónico del cliente y envía la invitación! (Puedes enviar varias invitaciones al mismo tiempo, simplemente haz clic y agrega otro correo electrónico)



Después de compartir los catálogos puedes ver el estado de la invitación, dentro del catálogo en la pestaña del cliente, como en la imagen:



Después de invitar a un cliente, el mismo tendría que registrarse en la plataforma Doinn para comprar los servicios. Recuerda compartir esta guía especial para ellos. Guía de usuario para clientes.

Nota: Es muy importante que los clientes no estén previamente registrados en la plataforma Doinn ya que todavía estamos migrando cuentas de la plataforma anterior, así que asegúrate de que tus clientes invitados no tengan una cuenta Doinn en el correo electrónico donde has enviado la invitación.

DONDÉ = Ubicación de las propiedades

En Doinn, la propiedad juega un papel MUY importante. Especialmente para el proceso de creación de automatizaciones, los propietarios o gestores de propiedades deben crear propiedades y estas son las opciones que tienen:

Agregar propiedades a través de integraciones de PMS:

Doinn tiene más de 12 asociaciones de PMS con el mejor software de alquiler vacacional en que estas integraciones funcionan a través de API y puedes consultar todo sobre las integraciones actuales [aquí.] (https://help.doinn.co/es/category/integraciones-a7f4ox/)

Después de conectar el PMS y la cuenta de Doinn, las propiedades se crearán automáticamente y las reservas comenzarán a llegar a la plataforma para crear servicios de facturación automáticamente.

También podrán ACTIVAR/DESACTIVAR la sincronización automática de estas propiedades dentro de la integración.

Añadir manualmente una propiedad:

Dentro de la cuenta del cliente, pueden crear propiedades una por una:



Estos usuarios también pueden agregar un enlace iCal si tienen uno disponible, por lo que sugerimos a los clientes que lo hagan para que Doinn pueda recopilar reservas y convertirlas también en facturación.

Importación en grupo:

Para la importación en grupo, los usuarios pueden hacer clic en el nuevo menú de propiedades y buscar la importación masiva. Aparecerá una pantalla como esta:



Después de descargar el archivo, el cliente solo tiene que completar la información y ¡subirlo de nuevo!



Y eso es todo, también recomendamos a estos usuarios que agreguen iCals para que el proceso de automatización funcione perfectamente.

CÓMO = Usando listas de validación

La lista de validación es cómo se deben realizar las limpiezas en los servicios, por supuesto, habrá una lista de validación diferente por tipo de servicio. Mira aquí como la pueden crear los clientes:

El responsable de una lista de validación es el propietario o gestor de la propiedad. Pues está lista da al personal de limpieza un protocolo y permite que sigan pasos específicos para evitar daños a las propiedades o perder algún punto importante.

El cliente podría compartir la lista de verificación cuando crea la automatización y estaría vinculada al servicio cuando el limpiador la abra en la aplicación.

Esto permitirá a los gestores de propiedades asegurarse de obtener todos los detalles en sus propiedades al momento de realizarse los servicios.

Las listas de validación deben estar alineados con el acuerdo de servicio discutido con los proveedores de servicios, NO se incluirán ningún extra, ya que los extras se deben cobrar aparte.

Así es como puede verse una lista de validación:

QUIÉN = La persona asignada al servicio

Este elemento son las personas. Las personas dentro de la plataforma Doinn se refieren a todos los involucrados en la empresa: personal, equipos, departamentos, franquiciados, supervisores, gerentes de operaciones, etc.

Y especialmente en esta parte de la configuración de tu empresa, porque cuando llegan los servicios de tus clientes y asignar servicios al personal es la mejor manera de realizar un seguimiento y organizar las cargas de trabajo.

Ve a la sección de Personas para crear tu personal y gestionarlo:



Empleados: todo el personal del equipo.
Equipos: puedes agrupar personas si necesitas un equipo.
Proveedores: si necesitas agregar proveedores externos aquí, puedes agregarlos para que colaboren contigo en la plataforma de Doinn.
Clientes: aquí puedes consultar los clientes que has invitado a la plataforma.

Mira este vídeo para entender cómo agregar personas y gestionar equipos.

CUANDO = Día y hora en que se realiza un servicio

El elemento final es el calendario con las fechas de los servicios. Con la plataforma Doinn los usuarios pueden controlar el número de servicios, fechas y horarios en los que se tienen que realizar. Incluso si algunos de tus clientes no pertenecen a la red de gestores de propiedades de Doinn.

Recuerda que solo tendrás que invitarlos a través de un catálogo. Si te has olvidado como crearlo, vuelve a consultar. Cómo crear un catálogo aquí.

Puedes consultar todos los servicios de hasta 30 días en la pestaña de servicios:

¿Qué puedo hacer en la pestaña de servicios? ?

Podrás asignar servicios si no lo has hecho o hacer clic en cualquier servicio para ver los detalles, este es el mismo panel que verás en la plataforma de Doinn.

Mejores prácticas de los proveedores de servicios de operaciones de Doinn

Esta parte es realmente útil, te damos estos pasos específicos para evitar perder cualquier información importante para la plataforma Doinn.

Aquí hay algunas cosas que quizás debas considerar:

En este momento, las plataformas de Doinn le permiten obtener las siguientes categorías en los catálogos:

Limpieza
Limpieza + Lavandería
Lavandería
Entrada/Salida
Mantenimiento

Si necesitas una categoría que no esta creada, habla con tu punto de contacto de Doinn para desarrollar una nueva categoría si es necesario.

Piensa con anticipación en cuántos catálogos necesitas, así podrás organizar tus servicios y comprender cuántos catálogos necesitas por ciudad o por cliente. Así será algo más fácil de realizarlos, puede ser por ejemplo como un archivo de Excel:



Nota: Después de tener este tipo de esquema puedes tener diferentes catálogos para un mismo cliente, recuerda que los precios de Doinn dependerán del tipo de alojamiento, cama y horario del servicio para poder calcular el precio correcto que necesitas.

También puedes tener un catálogo por cliente si gestionas diferentes precios para ellos:



Debes tener en cuenta que los precios de los catálogos NO incluyen el IVA ni los impuestos, todos los meses cuando estés facturando a tu cliente tendrías que añadir los impuestos en la factura.



Para que tus clientes puedan comprar, TENDRÁS QUE SIEMPRE: compartir un catálogo. Si no lo compartes no hay forma de que el cliente pueda adquirir un servicio.

Solución de problemas para proveedores de servicios en el centro de operaciones

¿Qué pasa si un cliente no puede ver mi catálogo compartido?

Deberás asegurarte de que el cliente al que estás invitando NO tenga una cuenta previa con Doinn. Ahora mismo los usuarios antiguos de Doinn están empezando a migrar a la nueva plataforma. Por lo tanto, tienes que mencionarlo a tus clientes para que al momento de crear la cuenta de Doinn sea con un nuevo correo electrónico si han utilizado Doinn anteriormente.

¿Qué pasa si un cliente no puede crear un servicio manual?

Recuerda que cuando configuras el catálogo hay un período de servicio, como este:



Si necesitas que sea menos tiempo, siempre puedes cambiarlo e incluso poner un precio más alto a los servicios de última hora, pero asegúrate de hablar de esto con tus clientes previamente.

¿Cómo puede un cliente enviar un mensaje al equipo?

Recuerda que es importante asignar los servicios a un limpiador, no solo porque podrás controlar mejor los servicios, sino también cuando un cliente quiera hablar con un limpiador debido a un servicio, nuestro sistema enviará el mensaje al limpiador adecuado:



Gracias por tu tiempo, asegúrate de guardar este artículo y estar en comunicación con tu equipo de operaciones.

Si necesitas ayuda, siempre podrás enviar un mensaje a nuestro equipo: [email protected]

¡Hasta la próxima! 👋🏻👋🏻

Actualizado el: 20/05/2022